Van Excel-checklist naar realtime planningsdashboard

De uitdaging

VOO gebruikte lange tijd een Excel-checklist om de planning van cursusmateriaal en bevestigingen bij te houden. Dat werkte, maar met haken en ogen die iedereen herkent die met gedeelde spreadsheets werkt:

• Gegevens moesten handmatig worden overgenomen uit CoachView, met kans op fouten en vertraging.
• Iedereen keek naar een momentopname: zodra iemand het bestand bijwerkte, was de vorige versie alweer verouderd.
• Status en voortgang ("wie moet dit nog bevestigen?") waren niet in één oogopslag te zien.
• Er was geen centrale plek waar het hele team dezelfde, actuele informatie zag.

De oplossing

CRMprofs bouwde een webhook-gebaseerd dashboard dat rechtstreeks realtime data uit CoachView toont — geen tussenstap via Excel meer nodig. Achter de schermen draait n8n als motor: het haalt de planninggegevens op, verwerkt ze en stuurt ze live door naar het dashboard.

Belangrijkste kenmerken:

• Realtime koppeling met CoachView — de weergegeven data is altijd actueel, zonder handmatige export of import.
• Filtering — het team kan snel inzoomen op de planningen die er op dat moment toe doen.
• Statuskleuren — in één oogopslag zichtbaar wat de voortgang is per item.
• Kolom "Te bevestigen door" — direct duidelijk wie aan zet is, zonder te hoeven zoeken of navragen.

Het geheel is gebouwd als lichtgewicht HTML-dashboard, gevoed via een n8n-webhook. Snel, onderhoudsarm en eenvoudig uit te breiden.

Het resultaat

Het dashboard staat inmiddels actief in productie bij VOO en vormt de opvolger van het oude, handmatige proces.

Waarom dit typisch is voor onze aanpak

Dit project laat zien waar CRMprofs goed in is: bestaande systemen zoals CoachView slim ontsluiten met n8n, zodat teams niet langer afhankelijk zijn van handmatige tussenstappen. Geen dure maatwerkontwikkeling — maar een slimme koppeling die gewoon werkt.