Soms zit er jarenlang data in een systeem die eigenlijk ergens anders thuishoort. Bij deze klant verzamelt BusinessMonitor al jaren cursistenevaluaties: cijfers per trainer, NPS-scores, open feedback. Mooie, waardevolle data — maar die leefde in een silo, los van het CRM waarin alle cursisten en opleidingen werden bijgehouden.
Het idee was simpel: koppel de twee systemen. Zet de evaluatiedata automatisch in SugarCRM, zodat accountmanagers in één oogopslag zien hoe een training heeft gescoord. De uitvoering was minder simpel.
BusinessMonitor levert data via een CSV-export. SugarCRM heeft een REST API met een limiet van 20 verzoeken per seconde. En er lag een historische backlog van 2.374 evaluaties die alsnog verwerkt moesten worden — zonder de productieomgeving plat te leggen.
Dat laatste hadden we overigens al een keer meegemaakt. SugarCRM ging in maintenance mode. Support ticket aangemaakt. Pijnlijk, maar leerzaam.
De oplossing bestaat uit twee n8n-workflows:
De tools die we hiervoor gebruikten:
415 cursistrecords in SugarCRM voorzien van volledige evaluatiedata. Automatisch. En elke nacht om 02:30 draait de workflow gewoon weer — voor de evaluaties van de vorige dag.
Geen handmatig kopiëren. Geen silo's. Gewoon data op de plek waar hij gebruikt wordt — zodat accountmanagers in één oogopslag zien wat een training heeft opgeleverd.
Ik hoor graag wat er bij jou speelt.
